Le déménagement d’une entreprise est un processus complexe pour les employés et les clients. Cependant, une communication efficace peut aider à minimiser les perturbations et les impacts négatifs potentiels sur les activités de l’entreprise. Nous verrons ici les éléments clés pour assurer un bon déménagement d’entreprise. 

Planifier à l’avance 

La planification est la clé pour une communication réussie lors d’un déménagement d’entreprise. Il est important de définir les objectifs du déménagement et de créer un plan de communication détaillé. Ce plan devra inclure des étapes spécifiques pour informer les employés, les clients, les fournisseurs, les partenaires et les autres parties prenantes. 

Il est également important d’identifier les canaux de communication appropriés pour chaque groupe, qu’il s’agisse d’e-mails, de réunions en personne, de bulletins d’information, de sites web ou d’autres moyens de communication. 

Informer vos employés en premier 

Les employés sont les principaux acteurs dans le déménagement d’une entreprise. Leur implication et leur engagement sont cruciaux pour sa réussite. Il est donc primordial de les informer en premier sur le déménagement et de les tenir informés tout au long du processus.  

Vous êtes tenus de les informer sur les dates clé, les tâches qui leur incombent, les avantages et les impacts potentiels du déménagement. Toutes ces informations peuvent passer via une documentation écrite ou réunion d’explication autour du sujet. 

Soignez votre communication en interne pour montrer aux collaborateurs qu’il s’agit d’un projet collectif. Laissez l’opportunité aux employés de poser des questions et de donner leur avis pour les impliquer davantage.  

Informer vos clients et vos fournisseurs 

Vos clients et vos fournisseurs sont les deux autres groupes clés qui doivent être informés du déménagement de l’entreprise.  

Les clients et les fournisseurs doivent être informés à l’avance du changement de local. Lors de l’annonce, il est fondamental de mettre en avant la nouvelle adresse et la date à laquelle vous aurez investis les nouveaux locaux. Le tout est de rassurer sur le fait qu’ils seront mieux accueillis et que l’entreprise continuera de fournir des services de qualité, sans perturbations majeures. 

Comment annoncer le déménagement ? 

Plusieurs méthodes simples et efficaces peuvent être utilisées pour annoncer le changement.  

• Campagne e-mailing pour informer le plus grand nombre 
• Via une bannière sur le site ou en signature de mail 

• Via des envois postaux  
• Par téléphone 
• Via un communiqué de presse qui pourra être envoyé et posté sur tous les supports de communication 

Informer les administrations 

En plus des employés, des clients et des fournisseurs, il est également important d’informer les administrations pertinentes du déménagement de l’entreprise. Cela peut inclure des organismes gouvernementaux tels que l’administration fiscale, la sécurité sociale et le registre du commerce et des sociétés, ainsi que d’autres entités telles que les services postaux ou les entreprises de télécommunications. 

Pour éviter et minimiser des sanctions et des amendes, vous devez respecter les délais et les procédures spécifiques à chaque administration. Si votre communication est claire et rapide, vous pourriez établir une réelle relation de confiance avec les administrations. 

Assurer une communication transparente 

Tout au long du déménagement, vous devez maintenir une communication transparente avec toutes vos parties prenantes. Pour maintenir la confiance et la crédibilité, informez sur l’avancée du déménagement, les problèmes rencontrés et les solutions apportées.  

Célébrer la réussite du déménagement  

Une fois le déménagement terminé, pourquoi ne pas célébrer ce nouveau chapitre qui démarre pour votre entreprise ? C’est une belle façon de reconnaître les efforts de vos employés et de montrer aux clients et aux fournisseurs que l’entreprise est prête à affronter de nouveaux défis.  

Organisez une fête et conviez des clients, envoyez un message de remerciement et remerciez les employés qui ont travaillé dur pour que le déménagement soit une réussite.